Hambatan Dalam Berkomunikasi Secara Efektif

Hallo Cendekiawan Muda! artikel kali ini berisi penjelasan terkait apa aja sih hambatan dalam berkomunikasi dan bagaimana solusi yang harus kita lakukan. Simak dengan baik, berikut penjelasannya. 

Sebuah perusahaan dengan 100 karyawan kemungkinan bisa untuk kehilangan sekitar $ 450.000 dalam satu tahun atau lebih karena kehilangan komunikasi interpersonal yang efektif dari mereka seperti kesalahan e-mail, inefisiensi, dan kesalahpahaman sebuah klasemen yang disebabkan oleh karyawan itu sendiri. Seperti contohnya pada seorang manajer sebuah perusahaan pemasaran yang sedang melakukan rapat dengan seorang klien yang memakan waktu satu setengah jam, akan tetapi klien nya itu sedang memainkan ponselnya.  Seperti memainkan game balap, membuka sosial media dan lainnya meskipun dia melirik ke atas sesekali dan mengajukan pertanyaan akan tetapi itu akan berisiko untuk kehilangan komunikasi interpersonal yang efektif dari seorang klien itu. Dan juga Penelitian yang dilakukan oleh perusahaan konsultan SDM menemukan bahwa Karyawan AS dan Inggris merugikan bisnis mereka $37 miliar setiap tahun karena mereka sangat tidak memahami pekerjaan mereka. Di suatu tempat, entah bagaimana, komunikasi tidak seefektif yang seharusnya. Salah satu alasannya adalah seorang manajer menghadapi hambatan yang menyimpang proses komunikasi interpersonal dari berbagai faktor. Dapat disimpulkan, jadi komunikasi interpersonal yang efektif itu didapatkan ketika antar individu bisa saling memahami dan memperhatikan informasi yang disampaikan seorang individu serta mudah dipahami juga oleh individu lainnya.

 

Hambatan dalam komunikasi

1.    Filtering (Penyaringan)

Manipulasi informasi yang disengaja oleh suatu pihak untuk membuatnya tampak lebih menguntungkan bagi penerima. Misalnya, ketika seseorang memberitahu kepada manajernya apa yang ingin didengar oleh si sang manajer, pada saat itu juga informasi sedang atau sudah disaring atau bisa juga jika informasi yang dikomunikasikan melalui tingkat organisasi akan diringkas oleh pengirim dan diterima inti informasinya oleh penerima, itulah filtering atau penyaringan.

Sebagai organisasi menggunakan pengaturan kerja yang lebih kolaboratif dan kooperatif, penyaringan informasi mungkin menjadi pengurang dari suatu masalah.  Selain itu, email mengurangi penyaringan karena komunikasi lebih langsung.  Akhirnya, budaya organisasi mendorong atau mencegah untuk menyaring berdasarkan jenis perilaku yang dihargainya.

 

2.    Emotions (Emosi)

Bagaimana perasaan penerima ketika pesan diterima mempengaruhi bagaimana dia mendefinisikannnya. Emosi yang ekstrem kemungkinan besar akan menghambat komunikasi yang efektif. Di dalam kasus seperti itu, kita sering mengabaikan proses berpikir rasional dan objektif kita lalu menggantikannya dengan penilaian berpikir secara emosional saat mendefinisikan suatu pesan yang akan menghambat proses komunikasi yang efektif.

 

3.    Information Overload (Kelebihan Informasi)

Sebagai contoh seorang manajer pemasaran yang sedang melakukan perjalanan penjualan selama seminggu ke suatu tempat dimana dia tidak memiliki akses untuk masuk ke emailnya dan menghadapi 1.000 pesan di emailnya ketika dia membuka emailnya kembali. Tidak mungkin bagi manajer untuk sepenuhnya membaca dan menanggapi setiap pesan tanpa berhadapan dengan kelebihan informasi, yaitu ketika informasi melebihi kapasitas suatu individu untuk memprosesnya. Apa yang terjadi ketika individu memiliki lebih banyak informasi daripada yang dapat mereka proses?  Mereka cenderung mengabaikan, melewatkan, melupakan, atau memilih informasi secara selektif.  Atau mereka mungkin berhenti untuk berkomunikasi. Bagaimanapun, akibatnya adalah hilangnya informasi dan komunikasi yang tidak efektif karena adanya kelebihan informasi yang kita terima.

 

4.    Defensiveness

Ketika orang merasa terancam, mereka cenderung bereaksi dalam cara-cara yang menghambat komunikasi yang efektif dan mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai tujuan timbal balik untuk saling memahami.  Mereka menjadi defensive dengan menyerang orang lain secara verbal, membuat sarkastis komentar, terlalu menghakimi, serta mempertanyakan motif orang lain.

 

5.    Language (Bahasa)

Sebagai contoh penulis/jurnalis konservatif Ann Coulter dan rapper Nelly keduanya berbicara bahasa Inggris, tetapi bahasa yang digunakan masing-masing sangatlah berbeda.  Arti kata berbeda hal untuk orang yang berbeda.  Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya adalah tiga variabel yang lebih jelas yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisinya dia memberikan kata-kata. Dalam sebuah organisasi, karyawan berasal dari latar belakang yang beragam dan memiliki perbedaan pola bicara.  Bahkan karyawan yang bekerja untuk organisasi yang sama tetapi berbeda departemen yang berbeda sering kali memiliki jargon yang berbeda yaitu teknis khusus bahasa yang digunakan anggota kelompok untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri yang menyebabkan penerima akan salah mendefinisikan pesan mereka karena memiliki perbedaan.

 

6.    National Culture (Kebudayaan Nasional)

Budaya mempengaruhi bentuk, formalitas, keterbukaan, pola, dan penggunaan informasi dalam komunikasi. Karena alasan teknologi dan budaya, orang-orang Tionghoa tidak menyukai pesan suara. Kecenderungan umum ini menggambarkan bagaimana perbedaan komunikasi dapat muncul dari budaya nasional maupun bahasa yang berbeda.  Misalnya, mari melihat dari perbandingan negara-negara yang menghargai individualisme (seperti Amerika Serikat) dengan negara-negara yang menekankan kolektivisme (seperti Jepang). Di negara yang individualistis seperti Amerika Serikat, komunikasi lebih formal dan dapat dieja dengan jelas. Manajer sangat bergantung pada laporan, memo, dan lainnya yang berbentuk komunikasi formal.  Di negara kolektivis seperti Jepang, lebih banyak interpersonal kontak pribadi di suatu tempat yang terjadi, dan lebih mendorong komunikasi tatap muka.

 

Cara Mengatasi Hambatan

 

Rata-rata, seseorang harus mendengarkan informasi sebanyak tujuh kali sebelum dia benar-benar mengerti. Berikut cara yang dilakukan manajer untuk menjadi komunikator yang lebih efektif:

 

1.    Gunakan Umpan Balik

Banyak masalah komunikasi secara langsung dikaitkan dengan kesalahpahaman dan ketidakakuratan.  Masalah-masalah ini bisa dikurangi dan dengan kecil kemungkinannya terjadi jika manajer mendapat umpan balik, baik verbal maupun nonverbal.  Seorang manajer dapat mengajukan pertanyaan tentang pesan untuk menentukan apakah pesan itu diterima dan dipahami sebagaimana yang dimaksud.  Atau manajer dapat meminta penerima untuk memberitahukan kembali pesannya dengan kata-katanya sendiri.  Jika manajer mendengar apa yang dimaksudkan, memahami dan akurasi harus ditingkatkan.  Umpan balik juga bisa lebih halus, dan komentar umum bisa memberikan manajer rasa reaksi penerima pesan. Umpan balik juga tidak harus verbal.  Jika manajer penjualan mengirimkan informasi melalui email tentang laporan penjualan bulanan baru yang harus diselesaikan oleh semua perwakilan penjualan dan beberapa dari mereka tidak menyerahkannya, manajer penjualan telah menerima umpan balik. Ini umpan balik menunjukkan bahwa manajer penjualan perlu mengklarifikasi komunikasi awal. Demikian pula, manajer dapat mencari isyarat nonverbal untuk mengetahui apakah seseorang mendapatkan pesan.

 

2.    Menyederhanakan Bahasa

Bahasa dapat menjadi penghalang, manajer harus pertimbangkan audiens yang menjadi tujuan pesan dan sesuaikan bahasanya dengan mereka. Ingat, komunikasi yang efektif tercapai ketika pesan diterima dan dipahami.  Misalnya, administrator rumah sakit harus selalu berusaha untuk berkomunikasi dengan istilah yang jelas dan mudah dipahami dan menggunakan bahasa yang disesuaikan dengan karyawan yang berbeda kelompok.  Seperti pesan kepada staf bedah yang harus sengaja berbeda dari yang digunakan dengan pegawai kantor. Jargon dapat memudahkan pemahaman jika digunakan dalam kelompok yang tahu apa artinya, tetapi dapat menyebabkan masalah ketika digunakan di luar kelompok itu.

 

3.    Mendengarkan secara Aktif

Ketika seseorang berbicara, kita mendengar, akan tetapi terkadang kita tidak mendengarkannya. Mendengarkan adalah pencarian makna secara aktif, sedangkan pendengaran adalah pasif.  Dalam mendengarkan, penerima juga berusaha dalam komunikasi. Banyak dari kita adalah pendengar yang buruk.  Mengapa? Karena itu sulit, dan kebanyakan dari kita akan lebih suka berbicara.  Mendengarkan, pada kenyataannya, seringkali lebih melelahkan daripada berbicara. Mendengarkan secara aktif, yaitu mendengarkan dengan penuh makna tanpa membuat penilaian atau interpretasi yang matang yang membuatnya menuntut akan konsentrasi secara total. Mendengarkan secara aktif membutuhkan usaha, akan tetapi dapat membantu membuat komunikasi menjadi lebih baik dan jauh lebih efektif.

 

4.    Membatasi Emosi

Naif untuk berasumsi bahwa manajer selalu berkomunikasi secara rasional.  Kita tahu bahwa emosi dapat mengaburkan dan mendistorsi komunikasi. kesenangan.  Seorang manajer yang kesal karena suatu masalah lebih cenderung salah mengartikan yang masuk pesan dan gagal mengomunikasikan pesan keluarnya dengan jelas dan akurat. Apa yang harus dilakukan?  Jawaban paling sederhana adalah dengan tenang dan mengendalikan emosi sebelum berkomunikasi.

 

5.    Memperhatikan Isyarat Non Verbal

Jika tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata, maka itu penting untuk memastikan tindakan itu selaras dan memperkuat kata-kata yang menyertainya. Seorang komunikator yang efektif memperhatikan isyarat nonverbalnya untuk memastikan memberikan pesan yang diinginkan.

Begitulah pentingnya mempelajari Hambatan Dalam Berkomunikasi Secara Efektif bagi seorang entrepreneur yang ingin memulai berbisnis agar bisnisnya dapat berjalan dengan efektif dan sesuai dengan yang diharapkan. Hal dasar ini dapat diaplikasikan untuk komunikasi dalam bisnis ataupun perusahaan yang telah kalian bangun menjadi efektif.

Sekian artikel Kamus Cendekia pada kesempatan kali ini, harapannya semoga bagi siapapun itu khususnya para Cendekiawan Muda yang ingin memulai berwirausaha dapat berjalan dan berhasil sukses sesuai dengan yang diharapkan.

 

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat!! 😊

 

Berikan komentar dan pendapat kalian pada kolom di bawah ini. Terima kasih. 😉👇